随着企业数字化转型加速，纸质文件的归档、存储和销毁管理仍困扰着不少中小型企业。物业公司推出的文件管理外包服务，通过标准化流程和专业团队，帮助企业解决文件管理难题，让行政人员专注于核心工作。
这项服务涵盖文件全生命周期管理：接收企业日常产生的纸质文件后，先进行分类编号，用专业设备扫描存档形成电子版本，再将纸质文件按档案标准装订成册，存入防潮防虫的专用档案柜。对于需要频繁查阅的文件，会建立索引目录，方便快速调取；对于过期文件，严格按照企业要求进行销毁，采用碎纸处理并出具销毁证明，确保信息安全。
物业公司在小区内设有专门的档案管理室，配备温湿度控制系统和监控设备，保障文件存储安全。企业可通过线上系统查询文件状态，预约查阅或调取，紧急情况下还能提供上门送取服务。按季度或年度结算的服务模式，相比企业自建档案管理团队，成本降低近三成，成为中小企业的经济之选。